Saiba como fazer a gestão de compras da sua empresa

Equipe BDMGEquipe BDMG - 29 de outubro de 2018.

Uma boa gestão de compras de matérias-primas para uma empresa é um exercício de malabarismo estratégico com três importantes variáveis, os 3Qs: quanto, quando e com quem comprar.
Quanto: definir a quantidade correta das matérias-primas, evitando desperdícios por compras excessivas e se prevenindo de escassez pela demanda alta ou falhas na produção.

Quando: definir datas corretas para efetuar pedidos de compra levando consideração o ciclo produtivo da empresa — e incluir períodos nos quais pode haver novas aquisições em caso de imprevistos.

Quem: selecionar os melhores fornecedores para cada matéria-prima, que se encaixem no seu orçamento, que sejam de confiança e que entreguem o prometido.

Mesmo que você seja uma empresa de serviços ou uma revendedora, precisa programar as compras dos materiais necessários para que seu negócio continue funcionando ou os produtos que você irá comercializar.

Geralmente em uma pequena empresa, o número de fornecedores é menor e as compras nem sempre são volumosas. Mas, como mencionamos aqui, ter um banco de fornecedores e controlar o estoque afugenta a possibilidade do seu ciclo de produção ser pego de surpresa.

Sem falar que organizar a forma como você compra seus insumos otimiza seu planejamento financeiro: sua empresa não gasta sem necessidade, economiza nos pontos corretos e sempre consegue atender as demandas. 

Como melhorar o planejamento de compras?

1. Conheça seu ciclo produtivo

Para fazer compras, uma empresa precisa entender quanto demora para manufaturar os seus produtos, a duração do seu estoque e também a data de expiração dos itens (para entender a velocidade com que deve vendê-los). Esses detalhes do ciclo de produção irão ajudar a criar um calendário com datas importantes para seu planejamento.

Ao analisar os passos dados para completar sua cadeia produtiva, você irá identificar em que pontos pode haver problemas, se precaver e criar planos alternativos. Por exemplo: se você faz pulseiras de couro com diversos pingentes e sabe que, na hora da finalização, há uma grande perda nos feixes que ligam as duas pontas, talvez seja prudente comprar um número maior deles.

Esse mesmo calendário pode ser pensado para empresas que revendem mercadorias (quanto tempo dura seu estoque; a periodicidade com que você precisa renová-lo, como em casos de troca de coleção ou lançamento de novas linhas) e prestadoras de serviços (em quanto tempo o material usado nos serviços se esgota ou mesmo qual a duração dos itens usados dentro da própria empresa).

Dica BDMG: crie um arquivo de planilhas e em uma delas liste essas datas importantes do seu ciclo. Depois, planeje alertas na sua agenda do e-mail ou celular para lembrá-lo quando esses dias estiverem se aproximando.

2. Entenda sua demanda

Se uma empresa está começando, deve fazer uma pesquisa de mercado e uma projeção para saber quanto o seu público-alvo irá consumir do seu produto, com que frequência e qualquer outra informação que afete sua demanda.

Se você já está no mercado, com certeza já conseguiu mapear os hábitos de compra dos seus clientes e também pensa em como expandir seu estoque e produção para atingir mais pessoas. Leve tudo isso em consideração na hora de definir o que e quanto comprar.

3. Controle seu estoque

Parte de um bom planejamento é controlar o que você tem na empresa para saber ao certo o que comprar. Hoje em dia há muitos softwares online de gestão de estoque que facilitam a vida do negócio e podem ser compartilhados com o time de compras, colocando todos da empresa na mesma página.

Dica BDMG: naquele mesmo arquivo de planilhas, crie uma para contabilizar tudo que você tem no estoque e ao mesmo tempo documentar as entradas e saídas de matérias-primas e mercadorias. Os produtos e materiais precisam ter suas identificações padronizadas, divididos por categorias se necessário, para facilitar a compreensão de quais são as prioridades da empresa.

4. Tenha um banco de fornecedores

Parte do planejamento de compras é construir um banco de dados com diversos fornecedores para todos os materiais e produtos. Mantenha um bom relacionamento com essas empresas, já que isso pode influenciar as negociações, descontos e até pedidos emergenciais.

Dica BDMG: fique de olho no desempenho dos negócios com quem sua empresa comercializa para saber quando é melhor terminar o relacionamento e procurar um novo fornecedor. E assim como você deve cultivar esse banco de contatos, tem de ficar atento ao mercado em busca de novidades que possam afetar sua produção de forma positiva.

5. Crie estratégias para imprevistos

Um empreendedor sempre torce para que as coisas deem certo, mas nunca é demais ter planos para quando as coisas não vão como o planejado. Documente suas estratégias para a escassez de algum produto ou matéria-prima, para, assim, não tomar decisões precipitadas e gastar a mais tentando reverter situações negativas.

6. Planeje com antecedência

Não deixe para atualizar suas planilhas e fazer pedidos de compras de última hora. Seu planejamento deve primar pela antecedência para assim dar tempo de você refletir na hora de tomar decisões difíceis ou mudar estratégias.

Como você pode perceber, pensar nas compras que sua empresa faz não mexe apenas na sua carteira, mas em todo desenvolvimento do seu negócio. Se feita corretamente, essa gestão pode levar a uma produção consciente, a mais vendas, menos desperdício e, por consequência, ao crescimento e expansão do negócio.

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