Como evitar que pequenos gastos empresariais virem grandes problemas?

Equipe BDMGEquipe BDMG - 30 de maio de 2019.

São nas menores despesas que podem estar os maiores custos de uma empresa e que irão comprometer o caixa. De tão pequenas, elas passam despercebidas — muitas vezes o tamanho convence a empresa de que não precisam nem ser cadastradas no fluxo de caixa —, mas é aí que está a armadilha.

Separados, gastos menores parecem inofensivos, mas reunidos, podem desestabilizar o negócio, por isso é muito importante que sua empresa faça uma boa gestão de fluxo de caixa. Com esse controle financeiro você terá uma visão completa de como essas pequenas despesas afetam seu orçamento.

Como fazer a gestão de pequenos gastos empresariais?

Aqui não há segredo. Para organizar e não se perder com as pequenas despesas, você precisa registrar todas as saídas de dinheiro no seu fluxo de caixa. Pode parecer chato no começo, mas o segredo é criar disciplina e rotina: determine regras para o pagamento de gastos considerados pequenos — almoços com clientes e tarifas de táxi para reuniões, por exemplo — e as transmita entre os colaboradores.

Escolha um momento do dia — possivelmente próximo ao fim do expediente, quando todos os colaboradores tiverem enviado as notas fiscais solicitando reembolsos — para inserir as saídas de dinheiro no seu fluxo de caixa.

Para facilitar ainda mais, crie uma coluna ou mesmo uma planilha dentro do seu fluxo de caixa para reunir esses gastos, assim você conseguirá analisar o total gasto em determinados períodos e pensar em formas de economizar mais.

Pequenas despesas que desestabilizam o caixa

Agora que você tem algumas boas práticas para ficar de olho nesses gastos, vamos dar alguns exemplos das pequenas despesas que geralmente são esquecidas pelos empreendedores.

#1 | Alimentação

Aqui não estamos falando do benefício de vale-refeição, mas sim aqueles casos atípicos em que a empresa precisa pagar pela alimentação: almoços e jantares com clientes, festas de aniversário de colaboradores, coffee-breaks de reuniões e outros. Se esses eventos são frequentes, planeje um orçamento fixo para essas ocasiões para você não se distanciar muito dos gastos aceitáveis.

#2 | Contas de telefone e energia

Quando você recebe uma conta telefônica, muitas vezes não analisa se houve discrepâncias de valor ocasionadas por algum comportamento excepcional, como um número maior de ligações internacionais.

Lembre-se de analisar o extrato das chamadas para identificar algum gasto excessivo, no fim do ano, esses pequenos excedentes mensais podem somar um valor considerável. Essas diferenças também devem ser observadas na conta de energia.

#3 | Material de escritório

Você deve ter um orçamento separado para aquele material usado no escritório, mas o problema se esconde em pedidos extras que acabam não sendo computados: algumas canetas a mais, cola, um pacote de folhas de ofício… Mesmo que pareça bobagem, coloque no seu fluxo de caixa.

#4 | Serviços excepcionais

Serviços de office-boy, impressão, cartório e outros, por mais que sejam ocasionais ou raros, precisam entrar no seu fluxo de caixa.

#5 | Tarifas de transporte

Aqui entra aquele dinheiro gasto com táxi e outros serviços de transporte que os usuários usam em eventos e necessidades corporativas.

Como podemos ver, muitas dessas pequenas despesas acabam passando despercebidas, porque inicialmente não parecem recorrentes e o valor individual é baixo. Mas sem aquele registro do fluxo de caixa, fica impossível determinar com precisão quais delas são mesmo atípicas e quais podem ser inseridas no planejamento da empresa e receber um orçamento periódico.

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