8 erros que você precisa evitar na gestão de estoque

Equipe BDMGEquipe BDMG - 23 de Janeiro de 2020.

De nada adianta investir em marketing e criar produtos inovadores se a sua gestão de estoque for falha. Esse processo deve ser tratado como prioridade,
pois ele influencia diretamente no funcionamento da sua empresa.

Através do controle de estoque, evita-se que faltem os produtos na loja ou que eles sejam adquiridos em excesso. Nos dois casos, o faturamento pode ser afetado, assim como as atividades operacionais, prejudicando todo o planejamento do negócio.

Mas como fazer a gestão de estoque em micro e pequenas empresas? Selecionamos os erros mais comuns para, a partir deles, você saber o que deve ser evitado.

1 – Adquirir estoque acima ou abaixo do necessário

Contar com produtos em excesso no estoque, ou seja, acima do que é necessário para atender a demanda, é sinal de dinheiro parado. Isso significa que o capital investido irá demorar para retornar. E, nos casos de produtos perecíveis, a chance de perdê-los é grande – se não forem vendidos dentro do prazo estipulado.

A falta de estoque também é um erro que pode causar sérios danos ao negócio. Afinal, ele representa a perda de arrecadação por não ter o que vender.
Neste caso, há outros prejuízos envolvidos, como a perda de clientes. Isso porque os mesmos podem procurar uma empresa concorrente para efetuar a compra do que está faltando no seu estoque.

2 – Não ter controle de entrada e saída

Outro erro comum na gestão de estoque é a falta de conferência dos produtos que são adquiridos. Quando isso ocorre, a empresa perde o controle. Assim, podendo passar despercebido, por exemplo, entregas de produtos em quantidade abaixo do solicitado e materiais com defeito.
Não conferir as saídas também gera transtornos, pois pode levar à compra excessiva ou falta de determinados produtos.

3 – Realizar o controle de estoque manualmente

Mesmo com a diversidade de tecnologias disponíveis, alguns empresários optam por fazer a gestão de estoque de forma manual – por meio de agendas, cadernos e planilhas.
Ainda que antigamente esse método funcionasse, ele aumenta as chances de perda dos dados, demanda mais tempo e aumenta a possibilidade erros no preenchimento das informações..
Logo, o uso de ferramentas e aplicativos que automatizam esse processo é essencial, seja para obter indicativos precisos ou reduzir ameaças. Quanto mais precisos são os dados coletados, mais fácil e rápido é identificar a falta de produtos e, efetivamente, realizar um controle de estoque saudável.

4 – Não identificar os itens do estoque

Descrever os diferentes tipos de produtos existentes no estoque pode parecer irrelevante. Porém, a não conferência prejudica a empresa e dificulta a identificação dos produtos – seja na hora de atualizar a quantidade disponível ou de criar ofertas para os clientes.
Armazene informações como cores e tamanhos, dispondo a quantidade de cada um deles. Essas especificações são úteis ao avaliar os produtos mais vendidos e que devem ser adquiridos em maior lote.

5 – Pensar apenas em valores (e não no tempo médio de estocagem)

É comum os fornecedores oferecerem preços especiais para a aquisição de uma quantidade maior de produtos. Isso pode ser algo vantajoso, desde que os itens em questão tenham vendagem alta.
Mais do que pensar no valor, é preciso avaliar o tempo médio que os produtos ficam parados no estoque. Aqueles com baixa procura podem, no fim das contas, causar mais prejuízo do que lucro.
Foque suas atenções nos 20% dos produtos que representam 80% das suas vendas. São esses materiais que impulsionam o crescimento do negócio e, portanto, não devem faltar no estoque.

6 – Perder o pico de sazonalidade

Na maioria dos casos, a culpa pelas empresas perderem a sazonalidade recai sobre os fornecedores, que atrasam as entregas. Porém, com uma gestão de estoque adequada e um processo organizado de compras, é possível se planejar e aproveitar cada momento do ano ao máximo.
Monitore suas operações e adiante-se. Desta forma, você nunca será pego desprevenido e, ainda, irá surpreender seus clientes.

7 – Não monitorar os espaços de armazenamento

Muitas empresas não dão a devida atenção aos locais onde seu estoque fica armazenado. Logo, não controlam o tráfego de pessoas, nem conseguem prevenir situações de furto de mercadoria. Aliado à falta de controle, isso pode gerar prejuízos aos negócios – sendo que, muitas vezes, nem sabem o motivo.

Atualmente, existem câmeras de segurança que permitem acessar as imagens no próprio celular. O custo não é alto, principalmente se comparando com a quantidade de itens que deixarão de ser perdidos.

8 – O setor de Estoque não se comunicar com o de Compras

Outro erro na gestão de estoque é a falha de comunicação entre os setores. O pessoal de Compras não informa quando um produto está acabando, por exemplo, enquanto o de Estoque não avisa se determinada cor está em falta no fornecedor.
Para evitar esses e outros problemas, as equipes precisam dialogar. Desta forma, todos passarão a ter controle sobre o giro dos materiais: quando é preciso comprar determinado produto, com que frequência e em que volume.

Afinal, como fazer a gestão de estoque?

Um estoque bem planejado contribui para a organização do capital de giro. Logo, uma gestão eficiente diminui o desperdício e aumenta o controle de perdas ou extravio de mercadorias.

Para garantir o acompanhamento eficiente de estoque, siga essas dicas:

  • Registre detalhadamente todos os produtos disponíveis no estoque;
  • Controle rigorosamente as entradas e saídas;
  • Categoriza os produtos, de modo a serem identificados facilmente;
  • Adote um controle automático de estoque;
  • Faça um inventário regularmente, para que os dados estejam sempre atualizados;
  • Saiba o que você vende mais e foque suas atenções nesses produtos;
  • Escolha um fornecedor que ofereça preço vantajoso e cumpra prazos.

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